Was sind Kommunikationsprozessschritte und -modelle?

Immer wenn zwei oder mehr Personen Nachrichten austauschen, nehmen sie am grundlegenden Kommunikationsprozess teil. Klingt einfach, nicht wahr? Der Kommunikationsprozess ist jedoch sehr komplex. Es besteht nicht nur aus mehreren Komponenten, sondern die Klarheit und der Kontext der Nachricht können durch verschiedene Faktoren entweder positiv oder negativ beeinflusst werden.

Es ist wichtig, den Kommunikationsprozess zu verstehen, um effektiv kommunizieren und Fehlinterpretationen vermeiden zu können. In diesem Artikel werden die Komponenten der Kommunikation und das Kommunikationsprozessmodell betrachtet. Anschließend werden wir organisatorische Kommunikationsansätze und -prozesse untersuchen. Abschließend werden wir den E-Mail-Kommunikationsprozess diskutieren.

Inhaltsverzeichnis

• 1 Komponenten der Kommunikation
  • 1.1 Kontext
  • 1.2 Sender / Encoder
  • 1.3 Nachricht
  • 1.4 Mittel
  • 1.5 Empfänger (Decoder)
  • 1.6 Feedback
• 2 Kommunikationsprozessmodell
  • 2.1 Fünf grundlegende Schritte im Kommunikationsprozessmodell
• 3 Organisatorische Kommunikationsansätze und -prozesse
  • 3.1 E-Mail-Kommunikationsprozess
  • 3.2 Halten Sie Ihre E-Mail kurz
• 4. Fazit
  • 4.1 Verwandte Beiträge

Komponenten der Kommunikation

Kommunikation ist ein Prozess des Austauschs verbaler und nonverbaler Nachrichten. Wir können die Kommunikation identifizieren, indem wir ihre Komponenten wie folgt definieren:

Kontext

Der Kontext ist die Umgebung, in der die Kommunikation stattfindet, und umfasst die Organisation, Kultur und Gemeinschaft. Darüber hinaus beeinflussen externe Reize wie Besprechungen, gelegentliche Gespräche, E-Mails, Memos usw. und interne Reize wie Meinungen und Emotionen den Kontext. Nur wenn man alle Aspekte des Kontextes berücksichtigt, kann man effektiv kommunizieren.

Sender / Encoder

Der Absender verwendet eine Kombination aus Wörtern, Symbolen, Grafiken und Bildern zur Kommunikation. Der Sprecher ist der Kodierer in der mündlichen Kommunikation, und der Verfasser ist der Kodierer in der schriftlichen Kommunikation.

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Botschaft

Die zwischen Sender und Empfänger ausgetauschten Informationen erzeugen eine absichtliche oder unbeabsichtigte Nachricht. Der Absender der Nachricht muss den Kontext berücksichtigen, damit die Nachricht verständlich ist. Darüber hinaus muss die Nachricht eine klare Sprache mit allen erforderlichen Definitionen, Beispielen oder Grafiken enthalten, um das Verständnis zu gewährleisten.

Mittel

Das Medium - der Kanal, über den die Nachricht gesendet wird - kann elektronisch, akustisch oder gedruckt sein. Die Wahl eines Mediums wird beeinflusst von:

• Die Beziehung zwischen Sender und Empfänger
• Die Art der Nachricht

Verwenden Sie ein mündliches Medium, wenn Ihre Nachricht dringend oder persönlich ist oder wenn sofortiges Feedback gewünscht wird. Verwenden Sie ein schriftliches Medium, wenn es technisch oder formal ist oder dokumentiert werden muss.

Empfänger (Decoder)

Der Zuhörer oder Leser der Kommunikation interpretiert die Nachricht. Der Empfänger wird durch den Kontext sowie durch externe und interne Reize beeinflusst. Wenn der Empfänger voreingenommene Meinungen oder falsche Vorstellungen hat, wird die Nachricht möglicherweise nicht richtig empfangen. Haltung und Persönlichkeit beeinflussen auch den Empfänger.

Feedback

Feedback ist die Antwort des Empfängers - seine Reaktion auf die Kommunikation. Schweigen kann eine Form der Rückmeldung sein, oder der Empfänger kann mündlich oder schriftlich antworten. Das Feedback wird verwendet, um zu bestätigen, dass die Nachricht verstanden wurde und alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden.

Alle Komponenten müssen effektiv zusammenarbeiten, damit der Kommunikationsprozess abgeschlossen ist und die beabsichtigte Nachricht übermittelt wird.

Kommunikationsprozessmodell

Der Kommunikationsprozess bezieht sich auf den Informationsaustausch (eine Nachricht) zwischen zwei oder mehr Personen. Damit dieser Austausch erfolgreich ist, müssen beide Parteien in der Lage sein, Informationen auszutauschen und sich gegenseitig zu verstehen. Die Kommunikation schlägt fehl, wenn der Informationsfluss aus irgendeinem Grund blockiert ist oder wenn diejenigen, die versuchen zu kommunizieren, sich nicht verständlich machen können. Um zu verstehen, was Kommunikation ist - ihr Zweck und Wert -, müssen wir das Kommunikationsprozessmodell verstehen.

Fünf grundlegende Schritte im Kommunikationsprozessmodell

Schritt 1 Legen Sie Ihre Ziele fest, bevor Sie mit der Kommunikation beginnen oder eine Nachricht übermitteln.

• Was ist / sind die Ziele?
• Welche Aktion soll die Person ausführen, die die Nachricht erhält, sobald sie die Nachricht verstanden hat?
• Warum ist die Nachricht wichtig?

Schritt 2 Identifizieren Sie die Empfänger (die Zielgruppe) Ihrer Kommunikation.

• Ermöglicht die Anpassung Ihrer Nachricht für ein optimales Verständnis.
• Ermöglicht es Ihnen, diejenigen auszuwählen, die für den Empfang Ihrer Nachricht geeignet sind.

Schritt 3 Wählen Sie Ihre Kommunikationsmethode.

• Richten Sie Ihre Wahl auf das, was Sie erreichen möchten.
• Berücksichtigen Sie die Fähigkeiten der Empfänger.
• Wählen Sie ein geeignetes Formular aus, z. B. Telefon, E-Mail, PowerPoint-Präsentation usw.

Schritt 4 Betrachten Sie Ihre Empfänger.

• Kompetenzniveau und Verständnis Ihres Empfängers.
• Wie sie Informationen am besten lernen und erhalten, d. H. Visuell, verbal usw.
• Kombinieren Sie Kommunikationsmethoden, um die Anforderungen aller Empfänger zu erfüllen, d. H. Handouts mit verbalen Erklärungen.

Schritt 5 Passen Sie Ihre Kommunikation an das erhaltene Feedback an.

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• Suchen Sie nach einem Konsens des Verständnisses
• Ändern Sie Ihre Nachricht, Art der Kommunikation, Stil, Ton usw., sobald Feedback eingeht.

Der Kommunikationsprozess kann auf zwei Arten beeinflusst werden, wie die Informationen gesendet, empfangen und interpretiert werden:

• Lärm. Jede Art von Störung, die sich auf die gesendete, empfangene oder verstandene Nachricht auswirkt.
• Physiologisches Rauschen. Ablenkung durch unser Denken und Fühlen, d. H. Müdigkeit, Kopfschmerzen, Hunger oder andere Faktoren.
• Physisches Rauschen. Umgebungsstörungen wie Lärm von anderen, Menschenmassen, hohe oder niedrige Temperaturen und helles oder schwaches Licht.
• Psychologisches Rauschen. Das Gefühl und die Persönlichkeit eines Menschen beeinflussen, wie effektiv Kommunikation und Interpretation sind, d. H. Defensive Gefühle, Besorgnis oder Vorurteile.
• Semantisches Rauschen. Wörter müssen gegenseitig verstanden werden, damit Kommunikation stattfinden kann. Fachsprache oder Fachsprache können Verwirrung stiften.
• Kontext. Das Umfeld und die Situation - physisch, kulturell oder sozial -, in der die Kommunikation stattfindet, können den erfolgreichen Informationsaustausch beeinflussen.

Das Kommunikationsprozessmodell hilft uns zu definieren, wer an der Kommunikation beteiligt ist und was stattfinden muss. Es ist ein Rahmen, auf dem wir eine erfolgreiche individuelle und organisatorische Kommunikation aufbauen können.

Organisatorische Kommunikationsansätze und -prozesse

Obwohl es viele Definitionen für organisatorische Kommunikation gibt, definieren wir organisatorische Kommunikation für unsere Zwecke als Senden und Empfangen von Nachrichten in einer bestimmten Umgebung oder Umgebung (Organisation), um gemeinsame, individuelle Ziele unter miteinander verbundenen Personen zu erreichen.

Der Prozess der organisatorischen Kommunikation umfasst das Senden und Empfangen von Nachrichten schriftlich (nonverbal) oder persönlich (mündlich). Ein Großteil der organisatorischen Kommunikation umfasst die Übermittlung von Informationen. Eine komplexere Kommunikation, wie das Lösen von Konflikten, erfordert jedoch die Fähigkeit, die Bedeutung zu verarbeiten und nach den Regeln der Organisation zu verhandeln.

Unabhängig davon, ob die Kommunikation als einfach oder komplexer angesehen wird, muss die Botschaft klar und präzise sein und eine politische oder kulturelle Marginalisierungssprache vermeiden. Unternehmen müssen effektive Kommunikationsfähigkeiten in folgenden Bereichen modellieren:

• Interviewen
• Positive Arbeitsbeziehungen schaffen
• Leistungsbewertungen
• Konfliktlösung
• Entscheidung fällen
• Umgang mit Stress
• Organisatorische Sozialisation
• Einzel- und Gruppenpräsentationen
• Kommunikation mit der Öffentlichkeit

Organisatorische Kommunikation ist kontextuell und kulturell abhängig, da Menschen Nachrichten und Informationen schriftlich, elektronisch und von Angesicht zu Angesicht übermitteln. Art und Funktion (Kontext) der Organisation wirken sich auf die Kommunikation aus. Darüber hinaus hat jede Organisation ihre eigene Kultur. Damit die Kommunikation innerhalb der Organisation erfolgreich ist, müssen sowohl Kontext als auch Kultur zusammenfallen und zusammenarbeiten.

Organisatorische Kommunikation baut interne Beziehungen zu Mitgliedern der Organisation und zur externen Öffentlichkeit auf. Der Erfolg einer Organisation hängt von der Fähigkeit ihrer Mitglieder ab, effektiv zu kommunizieren. Mitarbeiter müssen in der Lage sein, sich in der öffentlichen Präsentation, im Zuhören und in der zwischenmenschlichen Kommunikation zu qualifizieren, um in einer Organisation erfolgreich zu kommunizieren. Eine erfolgreiche Organisation bietet Schulungen an, um den Erfolg ihrer Mitarbeiter sicherzustellen.

Organisatorische Kommunikation kommt Organisationen in mehrfacher Hinsicht zugute:

• Personal an Veränderungen gewöhnen
• Erfüllung der Aufgaben von Verfahren, Richtlinien und Vorschriften zur Unterstützung des kontinuierlichen täglichen Betriebs
• Erfüllung von Aufgaben im Zusammenhang mit bestimmten Rollen und Verantwortlichkeiten von Vertrieb, Service und Produktion
• Aufbau von Beziehungen für eine erfolgreiche Kommunikation unter Berücksichtigung der Arbeitszufriedenheit, der Arbeitsmoral und der individuellen Einstellungen
• Planung, Koordination und Steuerung von Managementvorgängen

Es ist wichtig, organisatorische Kommunikationsansätze und -prozesse zu verstehen, um die Mitarbeiterkommunikation zu entwickeln und zu verfeinern. Jede Organisation muss ihren eigenen Ansatz für eine effektive Kommunikation definieren und die Prozesse definieren, die sie einführen wird, um sowohl die interne als auch die externe Kommunikation zu verbessern.

Unternehmen müssen über kompetente Kommunikatoren für einen erfolgreichen täglichen Betrieb verfügen. Von der Website des Unternehmens über das Mitarbeiterhandbuch bis hin zu einem Kündigungsgespräch muss jeder Aspekt der Kommunikation in einer Organisation zusammenarbeiten, um die Absichten, die Kultur und die Verpflichtungen der Organisation sowohl internen als auch externen Mitarbeitern mitzuteilen.

E-Mail-Kommunikationsprozess

E-Mail ist die Wahl, die viele als Medium für die Zustellung einer Nachricht treffen. Obwohl es schnell und relativ einfach zu bedienen ist, muss man sicherstellen, dass sie den Prozess und den Zweck der E-Mail-Kommunikation verstehen, um sie effektiv nutzen zu können.

Es gibt fünf Komponenten der E-Mail-Kommunikation:

# 1 Der Absender

Für eine erfolgreiche E-Mail-Kommunikation muss der Absender (auch als Quelle oder Kommunikator bezeichnet) die Nachricht mit einer Kombination aus Grafiken, Symbolen, Wörtern und Bildern codieren, um eine gewünschte Antwort zu erzielen.

# 2 Der Empfänger

Der Empfänger (Dolmetscher) erfasst die E-Mail-Nachricht des Absenders, indem er sie dekodiert und interpretiert.

# 3 Die Nachricht

Die Nachricht oder der Inhalt der E-Mail sind die Informationen, die der Absender an den Empfänger weiterleiten möchte.

# 4 Das Medium

Das Medium, auch Kanal genannt, ist das Mittel, mit dem die Nachricht übertragen wird. Bei E-Mails ist das Medium der Computer oder das Mobiltelefon.

# 5 Feedback

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Sobald die E-Mail erfolgreich gesendet, empfangen und verstanden wurde, gilt jede Antwort, die auf ein mündliches oder schriftliches Verständnis des Empfängers hinweist, als Feedback. Feedback hilft uns festzustellen, ob wir unseren Zweck erreicht haben.

E-Mail macht es einfach, jederzeit und an jedem Ort mit anderen zu kommunizieren, insbesondere mit dem Aufkommen des Smartphones. Zusätzlich hat der Empfänger die Möglichkeit, sofort zu antworten. Zusammen mit den Vorteilen dieser Kommunikationsmethode treten jedoch einige Probleme auf. Wir müssen uns daran erinnern, dass E-Mail ein Kommunikationsinstrument ist und nicht zulässt, dass es unsere Handlungen steuert, sondern es verwendet, um unsere Kommunikationsziele zu erreichen. Um dies zu tun:

Halten Sie Ihre E-Mail-Adresse kurz

Die Leute erwarten, dass die E-Mail-Kommunikation direkt und auf den Punkt kommt. Die ersten Zeilen sollten die Absicht Ihrer E-Mail vermitteln und Ihren Empfänger darüber informieren, ob eine Antwort erforderlich ist, da der Empfänger auf vielen Systemen den Anfang einer E-Mail lesen kann, bevor er sie öffnet.

• Sei professionell. Es spielt keine Rolle, an wen Ihre E-Mail gerichtet ist - an Ihren Chef, den Personalchef oder einen Mitarbeiter - Ihre Inhalte sollten in Inhalt und Zusammensetzung professionell sein. Verwenden Sie keine Textsprache, Smileys, verwirrende Schriftarten oder Grafiken, die nicht Teil der Konversation sind. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit verringert, dass Ihre Inhalte gelesen und ernst genommen werden.
• Höflich sein. Beginnen Sie Ihre E-Mail niemals mit einem Befehl, sondern verwenden Sie eine Begrüßung wie 'Hallo' und den Namen des Empfängers. Vermeiden Sie die Verwendung aller Großbuchstaben oder Ausrufezeichen, da dies das Schreien vermittelt. Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem 'Danke', gefolgt von Ihrem Namen.
• Lassen Sie E-Mails nicht die persönliche Kommunikation ersetzen. Einige Gespräche funktionieren persönlich besser. Verwenden Sie keine E-Mails, um eine persönliche Kommunikation zu vermeiden. Wenn die E-Mail nicht die beste Wahl für die Kommunikation ist, wählen Sie eine alternative Methode. Um effektiv zu sein, muss die E-Mail-Kommunikation klar, präzise und verständlich sein. Der folgende E-Mail-Kommunikationsprozess stellt sicher, dass Ihre E-Mail ein effektives Kommunikationswerkzeug ist.
• Definieren Sie den Zweck Ihrer E-Mail. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob Sie sich überhaupt die Mühe machen sollten, die Nachricht zu senden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zweck im ersten Absatz klar angegeben ist.
• Bestimmen Sie, welche Aktion Sie für die E-Mail erhalten möchten
• Erfülle eine Aufgabe, jemanden anrufen oder etwas bestellen.
• Antworten Sie mit den angeforderten Informationen.
• Lesen Sie die E-Mail, ohne dass eine Antwort erforderlich ist.
• Entscheiden Sie, ob Sie unterstützende Informationen benötigen. Identifizieren und fügen Sie alle unterstützenden Dokumentationen oder Informationen hinzu.
• Verwenden Sie die Betreffzeile, um die Absicht Ihrer Nachricht zusammenzufassen. Vervollständigen Sie die Betreffzeile nach dem Verfassen der E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Ihr Nachrichteninhalt zusammengefasst ist, da dies den Empfänger dazu ermutigt, Ihre Nachricht zu öffnen und darauf zu antworten.

Die E-Mail-Kommunikation spielt eine wichtige Rolle im täglichen Arbeitsleben und bereichert und erleichtert das Geschäft mit der Möglichkeit, Informationen unabhängig von Ort und Zeit auszutauschen. Mitarbeiter beschweren sich jedoch häufig über die große Menge an E-Mails, die sie erhalten und auf die sie reagieren müssen. Darüber hinaus bedeutet die Möglichkeit, E-Mails jederzeit zu verwenden, dass Mitarbeiter häufig Zeit von der Arbeit haben, die durch organisatorische E-Mails unterbrochen wird. Die Mitarbeiter benötigen ein Gefühl der persönlichen Kontrolle, um arbeitsbedingten Stress zu vermeiden. Dies erstreckt sich auch auf die Fähigkeit, E-Mails gegebenenfalls zu empfangen und zu beantworten.

Fazit

Kommunikation ist ein Prozess des Sendens und Empfangens von verbalen und nonverbalen Nachrichten. Da effektive Kommunikation ein Dialog und kein Monolog ist, ist sie nur dann effektiv, wenn sie die gewünschte Antwort vom Empfänger liefert. Um ein erfolgreicher Kommunikator zu sein, muss man Informationen, Gedanken und Gefühle angemessen vermitteln, um andere zu motivieren, zu lehren und zu informieren. Man muss das beste Medium auswählen, den Empfänger kennen und Feedback verwenden, um die Effektivität der Kommunikation zu überwachen und entsprechend zu ändern. Die Verwendung der Informationen und Tools in diesem Artikel kann dazu beitragen, den Kommunikationsprozess zu verstehen und zu nutzen, um ein effektiver Kommunikator zu sein.

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